Privacy- en cookieverklaring Archipel

Deze privacy- en cookieverklaring is het laatst aangepast op 31 november 2024.

Stichting Zorggroep Archipel (hierna: Archipel) ziet de bescherming van persoonsgegevens als een voorwaarde voor het bieden van de beste mensgerichte zorg. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent, samengevat, dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
• Zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en alleen de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
• Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw bij ons verwerkte persoonsgegevens.

In deze privacy- en cookieverklaring legt Archipel per onderdeel uit welke gegevens wij van u verwerken in het kader van onze dienstverlening en op onze website (https://www.archipelzorggroep.nl), met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoe lang die worden bewaard. Indien u vragen heeft of wilt weten wat wij precies van u bijhouden, neem dan contact op met ons. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Welke soorten persoonsgegevens verwerken wij?

Cliëntgegevens
Als u bij Archipel in behandeling komt of een van de andere diensten afneemt, verwerkt Archipel uw persoonsgegevens. Welke gegevens dat precies zijn, hangt af van de specifieke behandeling, zorgvorm of dienstverlening.

Andere persoonsgegevens die we verzamelen, hangen af van de dienst die u ontvangt. Als u bijvoorbeeld bij ons in behandeling bent, wordt een medisch dossier van u opgemaakt. Hierin wordt relevante informatie genoteerd over uw consulten en behandelingen. Wij werken in een beveiligd elektronisch systeem waar uw dossier wordt beheerd.

Financiële gegevens
Als u bij ons zorg ontvangt, moeten we deze declareren bij uw zorgverzekeraar, gemeente of het zorgkantoor. Het zorgkantoor heeft dit ook nodig om in bepaalde gevallen een eigen bijdrage te kunnen innen. Daarvoor worden diagnosegegevens en uitgevoerde activiteiten gekoppeld aan declaratiecodes. Vervolgens controleren medewerkers van de administratie deze gegevens en worden ook uw NAW-gegevens, polisgegevens en andere gegevens die van belang zijn om uw zorg juist te declareren aan uw zorgverzekeraar gestuurd. In sommige gevallen ontvangt u een factuur rechtstreeks van Archipel.

Overige gegevens
We verzamelen persoonsgegevens van uw contactpersoon of vertegenwoordiger. Deze persoonsgegevens zijn de naam, het adres en telefoonnummer van uw contactpersoon of vertegenwoordiger. Met deze persoonsgegevens weten we met wie we contact op moeten nemen als dit nodig is en hoe we deze persoon kunnen bereiken.

Camerabewaking
We maken gebruik van cameratoezicht op onze terreinen. De camera’s bevinden zich bij de in- en uitgangen en rond het gebouw. Deze camera’s zijn geplaatst om onze cliënten, bezoekers, medewerkers te en locaties te beschermen tegen diefstal, misbruik, vernieling, geweld en ander ongewenst gedrag. Wij zullen u informeren over de aanwezigheid van camera’s voor u het gebouw betreedt.

De camerabeelden worden maximaal 4 weken bewaard, tenzij we deze langer dienen te bewaren in verband met een incident. In het geval er een incident heeft plaatsgevonden, worden de beelden bewaard tot het incident is afgehandeld. Enkel de bevoegde medewerkers kunnen de beelden zien. Indien cameratoezicht aanwezig is, zal dit worden aangegeven door een sticker op de deuren.

Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?

We gebruiken uw gegevens voor diverse doeleinden. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de belangrijkste doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens gebruiken:

• Het verlenen van zorg;
• Het leveren van diensten ten behoeve van dagbesteding;
• Kosten van zorg berekenen en innen;
• Het declareren van zorg;
• Het voeren van administratie;
• Het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de zorgverlening door middel van vragenlijsten t.b.v. kwaliteitsonderzoek;
• Het voorkomen en bestrijden van identiteitsfraude;
• Het met u in contact treden in het kader van behandelingen of door u gestelde vragen/ingediende verzoeken of klachten;
• Het informeren over nieuwe producten en/of diensten (enkel met uw toestemming);
• Het verzenden van onze digitale nieuwsbrief (enkel met uw toestemming);
• Het verzenden van afspraakherinneringen;
• Het verbeteren van onze website;
• Het verhuren van woningen.

Welke rechtsgrond hebben wij voor het verwerken van persoonsgegevens?

We hebben verschillende gronden op basis waarvan we uw persoonsgegevens verwerken. Dit hangt af van het type verwerking van uw persoonsgegevens. De rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens zijn de volgende:

• Een overeenkomst

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken op basis van een overeenkomst die u of uw wettelijk vertegenwoordiger met ons heeft gesloten. Dit is bijvoorbeeld zo bij de zorgleveringsovereenkomst en de daaraan voorafgaande maatregelen die u ons verzocht heeft te nemen, maar bijvoorbeeld ook een overeenkomst voor dagbesteding.

•  Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

In sommige gevallen verplicht de wet (bijvoorbeeld de WGBO) ons om persoonsgegevens uit te wisselen. We zijn dan verplicht daaraan te voldoen. Dit geldt bijvoorbeeld voor het bewaren van de medische persoonsgegevens voor de termijn zoals deze in de wet is bepaald, maar ook het verstrekken van persoonsgegevens aan instanties, nadat is gecontroleerd of de vordering van de gegevens door de instanties voldoet aan de wettelijke eisen en het verstrekken van persoonsgegevens aan het RIVM in het kader van infectiepreventie.

• De behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Archipel of een derde

In sommige gevallen heeft Archipel een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken. Voorbeelden zijn de beveiliging van gebouwen en eigendommen van Archipel, fraudepreventie en het uitvoeren van interne audits om de kwaliteit van de zorg te verbeteren.

• Uw toestemming

Wij zullen, in de gevallen waar we geen andere in de wet bepaalde grondslag hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens, altijd vragen om uw toestemming. We zullen u dan van tevoren informeren waar u toestemming voor geeft. Dit gebeurt bijvoorbeeld voor het gebruik van Familienet, het maken van foto’s bij activiteiten, het maken van beeldmateriaal bij behandelingen of het gebruik van uw persoonsgegevens bij wetenschappelijk onderzoek waar geen van de wettelijke uitzonderingen gelden. U kunt uw gegeven toestemming altijd intrekken.

De gevolgen als u uw persoonsgegevens niet wilt verstrekken

Als u uw persoonsgegevens niet aan ons wilt verstrekken voor een verwerking op basis van een wettelijke of contractuele verplichting, dan zou dit gevolgen kunnen hebben voor uw behandeling, omdat we dan niet de juiste en/of benodigde persoonsgegevens hebben om u de nodige zorg te kunnen bieden.

Hoe gaan medewerkers van Archipel om met uw gegevens?

De medewerkers van Archipel die u uw dienst verlenen, kunnen uw persoonsgegevens inzien. Daarnaast kan een beperkt deel van uw persoonsgegevens worden ingezien door de administratie om u bijvoorbeeld in te schrijven of om declaraties in te dienen bij de zorgverzekeraar. Al onze medewerkers zijn gebonden aan het beroepsgeheim of aan een contractuele geheimhoudingsplicht die geldt voor alle gegevens die zij verwerken. Deze geheimhouding geldt voor onze vaste medewerkers, maar ook voor tijdelijke medewerkers, zelfstandigen, vrijwilligers of externe medewerkers die door ons zijn ingehuurd en voor uitzendkrachten. Voor alle medewerkers geldt dat ze enkel persoonsgegevens mogen inzien van cliënten waarbij zij direct betrokken zijn of die zij in het kader van hun werkzaamheden moeten inzien. Andere persoonsgegevens mogen zij niet inzien. Wij hanteren een intern privacybeleid en een interne privacyverklaring voor onze werknemers.

Hoe lang bewaart Archipel uw gegevens?

Archipel bewaart persoonsgegevens niet langer dan de wet voorschrijft of, bij gebrek daaraan, zolang de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het behalen van het doel waarvoor ze verstrekt zijn. Zo geldt voor medische persoonsgegevens een bewaartermijn van 20 jaar na afloop van de behandeling. Deze bewaartermijn kan om verschillende redenen langer zijn, zoals de medische gegevens van een minderjarige of bij erfelijke of chronische aandoeningen. Daarnaast kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard als sprake is van een (juridisch) geschil, waarbij de persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de afronding van het geschil.

Werken bij Archipel

Heeft u gereageerd op één van onze vacatures of heeft u een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij persoonsgegevens van u om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam;
• NAW-gegevens;
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer);
• Curriculum Vitae;
• Motivatiebrief;
• Salarisindicatie;
• Referenties;
• VOG;
• Eventuele overige informatie die u meestuurt met uw sollicitatie.

Uw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met je kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met uw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien u bij ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in uw personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Een social media- en internet-onderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft, wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op uw naam op Google, en uw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen u niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met u besproken. Mocht u hier bezwaar tegen hebben, dan kunt u dit per e-mail aangeven op het moment dat u solliciteert. 

Onderzoek naar arbeidsverleden
We gaan op verschillende manieren na of een sollicitant geschikt is om met cliënten om te gaan en zorg te verlenen. Dit zijn:

• Navraag doen bij eerdere werkgevers;
• Het BIG-register raadplegen;
• Het Waarschuwingsregister Zorg en Welzijn raadplegen;
• Navraag doen bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ);
• Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen aan de sollicitant.

We moeten kunnen aantonen dat we op een goede manier zijn nagegaan of een sollicitant geschikt is. Het volstaan met uitsluitend een VOG is dan te mager. We moeten ook gebruik maken van andere manieren, zoals hierboven vermeld.

Deelt Archipel uw gegevens met derden?

Archipel deelt uw gegevens alleen met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• Dat nodig is om de overeenkomst met u uit te voeren;
• U hier toestemming voor geeft;
• Wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
• Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen waar wij persoonsgegevens aan verstrekken/in onze opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• Andere zorgverleners of zorginstellingen, in het kader van de zorgverlening;
• Huisarts, zorgverzekeraar, apotheek, zorgkantoor, gemeenten of CIZ;
• Cookiedienstverleners, voor het gebruik van cookies op onze website (onder ‘cookies’ leest u meer informatie);
• Onze softwareleveranciers;
• Externe adviseurs en consultants;
• Belastingdienst.

Worden uw persoonsgegevens verwerkt buiten Europa?

Archipel verwerkt uw gegevens in het kader van de zorgverlening alleen binnen de Europese Unie. Om cookies en andere software mogelijk te maken, werken onze (sub-)verwerkers mogelijk met partijen die zijn gevestigd buiten Nederland. Archipel keurt dit alleen goed indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent dat er afspraken worden gemaakt over de omgang met persoonsgegevens. Uw gegevens worden niet verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Archipel heeft diverse maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen, waaronder bijvoorbeeld het gebruik van Zivver (klik hier voor meer informatie) om privacygevoelige informatie veilig met elkaar te kunnen delen. Wij werken in beveiligde systemen en onze medewerkers hebben slechts toegang tot gegevens die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun werkzaamheden.

Worden cookies gebruikt op de website?

Op onze websites gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Deze cookies verzamelen de volgende gegevens van u:

• IP-adres;
• Cookie-ID;
• Website- en klikgedrag;
• Refferer-URL.

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om uw akkoord voor het gebruik van cookies.

In onderstaande tabel treft u een overzicht van de cookies die wij gebruiken.

Bekijk de privacyverklaringen van bovengenoemde bedrijven:

• Google Tag Manager:  Privacyverklaring Google LLC, Amerika
  
• Google Analytics: Privacyverklaring Google LLC, Amerika
• Google Ads / Remarketing: Privacyverklaring Google LLC, Amerika
• Facebook pixel: Privacyverklaring Facebook, Amerika

Social media buttons
Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke u doorgeleiden naar de social media platforms. U krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook kunt u advertenties tegenkomen op uw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de uw medianetwerken. Als u wilt weten wat de social media platforms doen met uw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

• Facebook (privacyverklaring)
• Instagram (privacyverklaring)
• X (privacyverklaring)
• LinkedIn (privacyverklaring)

Hoe verwijdert u cookies?

In uw webbrowser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer u ermee instemt. Controleer voor meer informatie hierover de handleiding van uw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld. De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Controleer hiervoor de handleiding van uw browser.

Welke privacy rechten heeft u?

Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens onderaan deze verklaring.

U heeft de volgende rechten:

• Recht op inzage: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen als deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht om uw toestemming in te trekken: u kunt uw gegeven toestemming altijd eenvoudig intrekken.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken wat betekent dat wij minder gegevens van u verwerken.

U kunt een verzoek tot uitoefening van een van uw rechten bij ons indienen via privacy@archipelzorggroep.nl. Wij zullen binnen vier weken reageren op uw verzoek. Als wij meer tijd nodig hebben voor de afhandeling, dan stellen wij u daar tijdig van op de hoogte.

Mogen wij deze privacy- en cookieverklaring wijzigen?

Wanneer onze website of onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook onze privacy- en cookieverklaring aanpassen. Controleer daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring voor de meest actuele informatie. Bovenaan het document wordt de datum van de laatste wijziging getoond.

Wilt u een klacht indienen?

Als u niet tevreden bent met een afhandeling van uw verzoek, dan kunt u een klacht indienen bij Archipel. Er wordt met u gezocht naar een juiste oplossing.

Als u vindt dat wij niet op de juiste manier helpen met vragen over uw privacy, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Heeft u vragen?

Als u vragen of opmerkingen heeft over deze privacy- en cookieverklaring of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) of Privacy Officer (PO) van Archipel. De FG is de persoon die binnen Archipel toezicht houdt op de toepassing en naleving van de AVG. U kunt contact opnemen via privacy@archipelzorggroep.nl.

Adresgegevens
Archipel
Karel de Grotelaan 415
5654NN Eindhoven

KvK-nummer: 41088848